Effektive Emails schreiben Wie Ihre Geschäfts-Korrespondenz besser ankommt
Geheimnis guter Grußformeln und Emailsignaturen
Entdecken Sie 2 x 9 Tipps für wirkungsvolle Abschlüsse
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Hintergrund und Relevanz
Professionals wissen, dass sie mit Sprache ein gefährliches Spiel spielen. Sie verstehen, dass bestimmte Worte bestimmte Gefühle auslösen können – und sie können im Sinne vertrauensbildender Maßnahmen gut damit umgehen.
Da manche Leser in unbedachte Passagen völlig unerwartete Dinge hineininterpretieren, achten Profis auch auf scheinbare Details. Hier finden Sie praktische Tipps, wie Sie derartige verbale Fallstricke vermeiden und so wirkungsvoller kommunizieren können.
Wann wähle ich welche von 9 Grußformeln?
Hier Optionen mit entsprechender Situation bzw. Einschätzung:
1) Mit freundlichen Grüßen
Der Klassiker — geht immer
2) Viele Grüße
Klingt informeller — geht auch immer
3) Herzliche Grüße
Gute wertschätzende Option nach persönlichem Kontakt
4) Beste Grüße oder Herzlichst
Eher vermeiden, da Superlative leicht übertrieben wirken
5) MFG oder VG
Diese Abkürzungen passen für eine SMS, aber nicht für eine Email.
6) Gruß
Ist so minimalistisch, dass es leicht schon unhöflich wirken kann. Ausnahme: Der Adressat hat Ihnen bereits vorher eine Email mit dieser Grußformel geschickt.
7) Liebe Grüße
Sollte nur verwendet werden, wenn man den Adressaten persönlich gut kennt. Ausnahme: Der Adressat hat Ihnen bereits vorher eine Email mit dieser Grußformel geschickt.
8) Schöne Grüße oder Sonnige Grüße
Blumige Formulierungen sollte man im Businessbereich vermeiden.
9) Grüße aus der Hauptstadt
Kommt beim Empfänger schlecht rüber, besonders wenn er nicht in der Hauptstadt wohnt. Besser “Mit freundlichen Grüßen nach Bonn”
Welche 9 Email-Signatur-Regeln gibt es?
Die folgenden Punkte sollten Sie bei Ihren Emails beachten:
1) Format
Stets als anklickbarer Text und niemals als Grafik, damit sich alle Kontaktdaten als Block leicht in ein Adressbuch kopieren lassen.
2) Festnetz- und Mobilfunknummer
Bei den Telefonnummern sollte keine Null in Klammern erscheinen, also keine (0) nach der Landesvorwahl, damit der Empfänger die Zahlenfolge mittels “Kopieren und Einfügen” direkt in Anruf-Programme wie Skype übertragen und nutzen kann.
3) Umfang
Eine Email-Signatur sollte kurz und kompakt sein. Bringen Sie keine Werbesprüche — der Empfänger wird es Ihnen danken.
4) Layout
Bringen Sie die Angaben mehrzeilig, schmal und kompakt, da breite Signaturen beim Empfänger oft verzerrt dargestellt werden.
5) Auf Smartphones
Mit einem Nachrichten-Ende wie “Sent via Samsung from Vodafone” machen Sie Werbung für einen Telefon-Hersteller bzw. Mobilfunk-Anbieter. Da Sie ja nicht für diese werben wollen, sollten Sie Ihre Smartphone-Einstellungen entsprechend ändern.
6) Schreibweise
Vermeiden Sie Wörter in Großbuchstaben, also “VERSALIEN” — ebenso wie die ausschließliche “verwendung von kleinbuchstaben”, die manche Agenturen so lieben. Verwenden Sie stattdessen die übliche Kombination von Groß- und Kleinbuchstaben.
7) Grafiken
Da Grafiken nicht von allen Emailprogrammen korrekt angezeigt werden und zudem das Datenvolumen vergrößern, verzichten viele Firmen darauf. Wenn Ihre Firma allerdings der Meinung ist, unbedingt Logos und Bilder versenden zu müssen, sollten keine PNG-Dateien, sondern JPEG- oder GIF-Dateien verwendet werden.
8) Rechtliche Pflichtangaben
Bei eingetragenen Unternehmen müssen folgende aktuelle, textliche Angaben da sein: Name der Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder, Aufsichtsratsvorsitzender.
9) Disclaimer
Disclaimer sollen die Sensibilität der enthaltenen Daten betonen und beginnen meist mit Passagen wie “Diese Email enthält vertrauliche oder rechtlich geschützte Informationen …”. Dies kann man bringen — man sollte sich aber der “Pseudo-Sicherheit” bewusst sein, da dies rechtlich niemals durchsetzbar ist. Wenn man eine Email an den falschen Adressaten sendet, liegt die Verantwortung beim Sender und nicht beim Empfänger.
P.S.
Die Antwortrate bei der Grußformel “Danke im Voraus” liegt etwa 18 Prozentpunkte über dem Gesamtdurchschnitt. Auch die Studie “A Little Thanks Goes a Long Way: Explaining Why Gratitude Expressions Motivate Prosocial Behavior“ (von Adam Grant und Francesca Gino) schlussfolgert: Ein kleines “Danke” am Schluss bewegt den Empfänger eher zum Handeln.
Empfehlung
Überprüfen Sie die obigen Punkte anhand Ihrer letzten zehn versendeten Emails. Vielleicht finden Sie ja Dinge, die Sie schnell ändern können, um effektiver zu kommunizieren.
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