Die Kunst wirkungsvoller Besprechungen Was wir von der erstaunlichen “Sitzungskultur” erfolgreicher Firmen lernen können
Wie Amazon, Apple, Google ihre Meetings gestalten
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»Vielleicht sitzen auch Sie manchmal in unproduktiven Meetings, bei denen Sie sich vor allem eines wünschen, nämlich dass sie kürzer wären.
Da fragt man sich: Wie schaffen es erfolgreiche Unternehmen, ihre Besprechungen effektiv zu gestalten?
Sechs Seiten zum stillen Lesen
Wenn bei Amazon ein Meeting abgehalten wird, ist initial Stille angesagt: Zunächst reden die Teilnehmer nämlich nicht, sondern sie lesen 30 Minuten lang schweigend ein sechsseitiges Arbeitsdokument.
Dieses stille Vertiefen in die aktuellen Themen gewährleistet, dass jeder Teilnehmer weiß, worum es beim Meeting eigentlich geht. Jeder kann gedanklich zielführende Beiträge formulieren. Dies ist besonders vorteilhaft für introvertierte Menschen, die Zeit zum Nachdenken brauchen, bevor sie etwas sagen.
Warum das Ganze nicht per Email?
Sie fragen sich vielleicht, warum man diese Informationen nicht einfach im Vorfeld per Email verschickt. Dies hat einen ganz einfachen Grund: Man hat erkannt, dass diese Emails von den Teilnehmern generell schlicht nicht gelesen werden.
Powerpoint ist verpönt
Das Präsentieren von Powerpoint-Charts und somit auch der beliebten “Bullet Points” werden von Amazon-Chef Jeff Bezos geächtet. Der Grund für die Verbannung: “Easy for presenters, but difficult for the audience”.
Die “Zwei-Pizza-Regel” für die Teilnehmerzahl
Bei Meetings, bei denen eine Entscheidung ansteht, sollen nur so viele Leute teilnehmen, wie von zwei Pizzen satt werden können – meist etwa acht Personen. Diese Regelung gewährleistet kleine, agile, entscheidungsfreudige Teams mit einem hohen Grad an Verantwortung.
Volle Präsenz gefordert
Ablenkungen, Abarbeiten von Emails, Handy-Telefonate sowie Privatgespräche werden als unerwünschte Störungen angesehen und entsprechend minimiert.
Erkenntnisse sichtbar machen
Wichtige Punkte und Kernbotschaften werden zur Sicherheit dokumentiert und wiederholt und somit für alle Teilnehmer nachvollziehbar gemacht. Dies schafft Orientierung und stärkt die Verbindlichkeit der Aussagen.
Ein Leader steuert das Meeting
Es gibt einen Leiter, der die Ziele des Meetings festlegt, den roten Faden gewährleistet, passive Teilnehmer aktiviert und den zeitlichen Ablauf moderiert. Er ordnet jeder Aufgabe eine direkt verantwortliche Person und einen Termin zu. Innerhalb von 48 Stunden versendet er den Aktionsplan.
Fazit
Die genannten Firmen haben erkannt, dass das Führen effektiver Besprechungen ein Erfolgsfaktor ist. Daher haben sie klare Regeln für eine “Meeting-Kultur” eingeführt, die alle Beteiligten weiterbringen. Erprobte Tipps für erfolgreiche Online-Meetings, speziell Web- und Video-Konferenzen finden Sie hier »
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