Die 6 Phasen der Agentur-Findung
Ein strukturierter Auswahlprozess erleichtert die Wahl des richtigen Dienstleisters
Eine gute Agentur kann Sie hervorragend unterstützen, während eine schlechte Agentur Sie viel Zeit, Nerven und Geld kosten kann. Daher werde ich oft gefragt, wie man die Auswahl der richtigen Agentur effektiv gestaltet. Hier meine Empfehlungen, eingeteilt in sechs Phasen:
Phase 1: Interne Vorbereitung und Screening
– Ziele, Erfolgskriterien, Budget im Vorfeld klären
– Keine Agentur kann alles: Welche Art von Dienstleister suchen Sie?
– Mögliche Agenturen via eigenen und fremden Kontakten und Internet identifizieren
– Wie gut ist die Webseite dieser Agenturen: Ihr Eindruck?
– Wer entscheidet bei der Auswahl mit: Termine abstimmen
– Wenn Sie einen Pitch planen: Termin in Beton gießen
Phase 2: Vorauswahl und Kontaktieren von Agenturen
– Kurze Projekt-Beschreibung an maximal 5 Agenturen senden
– Honorar für Pitch nennen
– Fragen, ob Interesse besteht
– Verschwiegenheits-Vereinbarung unterschreiben lassen
Phase 3: Antwortenden Agenturen folgende Fragen stellen
Bitte beantworten Sie auf insgesamt maximal drei Seiten:
– Was ist Ihre Kernkompetenz?
– Was ist Ihre Erfahrung im Markt?
– Geben Sie drei gute Beispiele
– Welchen Erfolg hatten die Kampagnen?
– Warum sollten wir gerade Sie als Agentur nehmen?
– Nennen Sie drei Ansprechpartner auf Kundenseite als Referenzen
Phase 4: Genannte Referenzen kontaktieren
– Persönlich die von den Agenturen genannten Ansprechpartner auf Kundenseite anrufen
– Alle Gespräche stets telefonisch durchführen (also keine Email schreiben)
– Die eingeholten Empfehlungen miteinander vergleichen
– Zwei bis maximal vier Agenturen in die engere Wahl ziehen
Phase 5: Erfolgversprechende Agenturen einladen
– Tag, Uhrzeit und Ort des Pitches mitteilen
– Ein klares und detailliertes Briefing ist entscheidend (Tipps für Briefing »)
– Klarstellen: Die tätigen Personen müssen persönlich auftreten
– Sinnvoll ist meist das Erscheinen von Texter und kreativem Grafiker
Phase 6: Pitch (Wettbewerbspräsentation, stets in Ihrem Hause)
– Vorstellung der Anwesenden
– Etwa 30 bis 40 Minuten Präsentation und 20 bis 30 Minuten Diskussion
– Agentur fragen: Wer genau arbeitet für uns (Vorname, Name)
– Denken Sie daran: Die Qualität dieser 2 bis 3 Personen ist entscheidend
– Fragen Sie: Wie genau wird Ihre Arbeit uns intern und extern helfen?
– Fragen Sie: Worin sehen Sie unseren Wettbewerbsvorteil?
– Danach jeweils etwa 20 Minuten interne Diskussion: Was passt, was passt nicht?
Anschließend
Führen Sie am gleichen Tag eine transparente Entscheidung herbei, die alle maßgebenden Personen mittragen. Kontaktieren Sie die Agenturen telefonisch am gleichen Tag. Danken Sie für deren Teilnahme in wertschätzender Weise und teilen Ihre Entscheidung mit. Denken Sie daran: “Man trifft sich im Leben immer zweimal”.
Nach dem Unterschreiben der Verträge ist es sinnvoll, zunächst mit einem Pilotprojekt zu beginnen und erst danach größere Vorhaben zu beauftragen.
